BPR – Business Process Reengineering

 

Hlavním problémem, před kterým stojí dnešní podnikání je jak zvýšit produktivitu, rychleji reagovat na požadavky zákazníků, poskytnout služby na vyšší úrovni a současně snížit náklady. Společnosti si stále více uvědomují, že tradiční organizační struktury, filosofie služeb zákazníkům a metody podnikání již pro zajištění konkurenceschopnosti na dnešním globálním trhu nestačí. To, co je potřeba, je organizace, která je z hlediska organizace externích vztahů orientovaná na zákazníka a řízená požadavky trhu a z hlediska vnitřního fungování zaměřená na procesy a orientovaná na týmovou práci. Jedině taková organizace je schopná vidět, jak se provádí práce napříč funkcemi, a snažit se udělat tyto operace logičtější a  efektivnější. Tyto snahy jsou srdcem Business Process Reengineeringu.

 

 

1. Metodika BPR

 

Business Process Reengineering znamená změnu podnikových procesů ve vztahu k okolí. Při BPR se analyzuje, co se má udělat, kdo to má udělat, s čím, s jakými daty to má udělat, v jakých výstupních datech bude výsledek zachycen, na základě jaké události se co má vykonat, případně jaký aplikační software se při tom používá, jaká činnost navazuje atd. Hledáme pak optimální průběh procesu vzhledem ke spotřebovanému času a nákladům. Obecně jde o zvýšení konkurenceschopnosti podniku.

Protože společnosti neustále bojují s měnícím se podnikatelským prostředím a rostoucí konkurencí, je zlepšování procesů nezbytné pro jejich přežití.

 

Třemi klíčovými prvky definice BPR jsou:

 

·         Zaměření na procesy – pozornost by se měla zaměřit především na základní podnikatelské procesy, které se přímo týkají zákazníků, ne na procesy čistě interní. Základní procesy jsou pro úspěch v sektoru, v němž organizace podniká, rozhodující a firma by je měla identifikovat jako kritické, které rozhodnou o tom, zda přežije a porazí konkurenci.

·         Radikální změna – BPR neusiluje o změnu pro změnu. Cílem je konkurenceschopnost a, je-li to možné, ovládnutí trhu. Radikální změna je charakteristikou tohoto cíle a výsledkem akceptace procesního pohledu a opuštění staré cesty podnikání prostřednictvím funkčních oddělení.

·         Dramatické zlepšení – zatímco od malých postupných zlepšení se dá eventuelně očekávat, že mohou mít velký kumulativní efekt, od BPR se očekává dramatické zlepšení. BPR zaměřený na dosažení rozhodujících zlepšení výkonnosti se provádí na procesech základních podnikatelských aktivit, které jsou z hlediska konkurenceschopnosti rozhodující. Nejprve se vytyčí strategické cíle, poté se proces přemění tak, aby se těchto cílů dosáhlo. Je potřeba si uvědomit, že BPR i radikální změna, kterou vyvolá, jsou riskantní záležitosti.

 

Vedle těchto tří základních prvků je zde velmi důležitá potřeba stálého a pozorného řízení rizik.

 

Podle rozsahu změn podniku rozlišujeme 3 druhy BPR.

 

·         Mírná forma BPR – výkonní pracovníci pracují zhruba stejně, mají lepší podporu.

·         Střední forma BPR – doplňují se některé další činnosti na operativní úrovni.

·         Těžká forma BPR – úplná reorganizace.

 

 

 

2. Modelování podnikových procesů

 

Při modelování podnikových procesů v rámci BPR musí být tedy zobrazeny takové komponenty, které mají být ovlivněny při reengineeringu podnikových procesů. Pro optimalizaci podnikových procesů existují následující aspekty.

 

·         Změna průběhu procesu, vyhledávají se místa přerušení optimálního průběhu.

·         Změna organizační příslušnosti a kvalifikace pracovníků za účelem zlepšení průběhu celého procesu zpracování.

·         Snížení počtu dokumentů vedoucí ke zjednodušení a urychlení toku dokumentů a dat.

·         Úvahy o outsourcingu.

·         Zavedení nových výrobních zdrojů a informačních technologií vedoucí ke zlepšení funkce procesu.

 

Pro zajištění těchto postupů je nutné provést podrobné modelování podnikových procesů, které může končit až pracovními postupy všude tam, kde je to vhodné. Zde uplatňujeme různé způsoby optimalizace průběhu procesů. Vyhledávají se slabá místa procesů, jejichž odstranění vede ke zlepšení výkonnosti procesů. Jedná se většinou o následující problémy spojené s jejich přerušením z hlediska:

 

·         Prostorového – proces probíhá na různých lokalitách a vznikají ztrátové přenosové časy, existují obvykle problémy se sladěním průběhu procesů.

·         Časového – činnosti jsou vzájemně nedostatečně časově koordinovány a tím dochází ke ztrátovým časům a prodlužování průběhu celého procesu.

·         Organizačního – jednotlivé činnosti v průběhu procesu jsou vykonávány jiným organizačním útvarem a tím může docházet k neproduktivním časům. Dalším problémem je to, že útvary mají obvykle jinou motivaci k vykonávání činnosti a tím dochází mnohdy k dlouhým čekacím časům na provedení činnosti.

·         Informačního – jedná se o to, že v průběhu procesu může docházet k datové nekompatibilitě, data chybí, nejsou ve vhodném formátu či struktuře nebo nejsou k dispozici vůbec.

·         Znalostního – v popisech procesů nejsou uvedeny potřebné znalosti pro kvalifikované provedení jednotlivých činností.

·         Mediálního – data nutná k průběhu procesu jsou na různých médiích a musí se přepisovat či jinak transformovat, tím také dochází ke značným časovým ztrátám.

·         Aplikačního – průběh procesu je podporován různými aplikacemi, data je nutné mezi nimi převádět a tím vznikají mnohdy značné neproduktivní časy.

·         Sekvenčnosti – některé procesy se zbytečně provádějí sekvenčně, lze je zkrátit paralelním prováděním činností.

·         Zamotanosti – mnohdy se také setkáváme se zbytečně dlouhými procesy, které obsahují mnoho kontrol a zbytečně se průběh procesu vrací několikrát do stejného útvaru.

 

Při BPR by se mělo dbát na zásadu, co nejméně měnit pravidla chování a náplň práce lidí na operativní úrovni. To znamená neměnit jejich činnosti, jen jim dodávat úplnější informace.